Siemens besloot in 2007 om wereldwijd een aparte divisie op te richten die zich zou gaan bezighouden met onder meer IT-outsourcing: Siemens IT Solutions and Services (afgekort:SIS), inmiddels actief in 44 landen, waaronder Nederland.
Het portfolio van SIS is opgebouwd rond complete IT-oplossingen, waarbij de nadruk ligt op kennismanagement- systemen, logische IT-beveiliging en kantoorautomatisering. De divisie telt ongeveer 41.000 medewerkers wereldwijd en realiseert een jaaromzet van ongeveer vijf miljard euro. In Nederland werken er bij SIS ongeveer 350 medewerkers.
Telecomspecialist Marcel van der Kroft en manager Herman Kooijman zijn twee nuchtere Hollanders die zonder opsmuk vertellen over hun dagelijkse werkzaamheden bij Siemens IT Solutions and Services.
Ze geven aan dat ook bij telecom expense management de 80-20-regel op gaat. Vaak is een kleine groep medewerkers verantwoordelijk voor de bulk aan belkosten.
In het kader van een effectief en efficiënt telecom expense management waren we zo'n vier jaar geleden al op zoek gegaan naar een softwareapplicatie die het telecombeheer voor de externe klanten, en niet te vergeten onze eigen Siemensorganisatie, aanzienlijk zou moeten vereenvoudigen.
"Onze klanten, waaronder Lindegas Benelux, Deutsche Bank Nederland, DSM en de provincie Noord-Holland, worstelden al jaren met een enorme legacy aan systemen, zelfgebouwde, exotische applicaties en diverse pakketten voor telecom expense management. Er was sprake van chaos en het hobbyisme vierde hoogtij", zo licht Kooijman toe. "Iedere ICT'er kent het principe 'rubbish in is rubbish out'. Als je bij indiensttreding van een nieuwe medewerker álles in een keer goed in de administratie vastlegt en vervolgens alle mutaties keurig bijhoudt, zou het niet mogen gebeuren dat iemand nog met een zakelijke mobiel rondloopt hoewel hij al een half jaar uit dienst is. Als iemand ontslag neemt, moet hij zijn mobiel inleveren bij zijn chef. Nadat een persoon de status 'uit dienst' krijgt, wachten we nog een weekje, maar dan gaan we echt wel reclameren. In de praktijk bewaart de leidinggevende de mobiel inclusief sim- kaart voor zijn of haar opvolger in zijn bureaula".
Dat Siemens zo'n vier jaar geleden uiteindelijk bij Calvi terechtkwam, was volgens Van der Kroft niet helemaal toevallig. "Uiteraard hebben we toentertijd ook nog andere partijen overwogen. Bijvoorbeeld de Belgische firma ImpacTec, een aanbieder van oplossingen voor businessintelligence met een sterke focus op telecomissues. Calvi staat erom bekend dat het per jaar slechts een aantal grote projecten oppakt. Uiteindelijk gaven de functionaliteiten van Calvi de doorslag".
"Een groot voordeel van Calvi is ook dat ze nooit te beroerd zijn om desgewenst ook maatwerk en service te leveren", aldus Van der Kroft. "Door de koppeling met de applicatie voor human resource management kunnen we ruim voordat een medewerker in dienst treedt al de nodige voorbereidingen treffen. Vroeger moesten we zelf eerst achter een personeelsnummer aan. Nu worden alle gegevens, zoals persoons-ID, kostenplaatsnummer enzovoort, automatisch door het systeem gegenereerd".
Inmiddels heeft de casus met Calvi in het Siemensconcern ook internationaal de aandacht getrokken. Kooijman: "De software van Calvi beschikt over maar liefst 180 verschillende rapportagemogelijkheden, maar in de praktijk borrelen er bij klanten altijd weer vragen op die niet door de bestaande rapportages worden beantwoord".
"We hebben Calvi nog nooit standaard bij klanten geïmplementeerd. Zo bestond er binnen de provincie Noord-Holland bijvoorbeeld behoefte aan een nadere uitsplitsing van telecomkosten, omdat sommige medewerkers voor meerdere directies werken. Voor een zuivere bedrijfseconomische toerekening van de telecomkosten heb je daar dan toch weer een aparte rapportage voor nodig. Zo houden we de programmeurs van Calvi wel van de straat", vertelt Kooijman gekscherend. "In alle serieusheid, met Calvi hebben we wel bereikt dat we voor al onze klanten nu beschikken over een eenduidige rapportagetool".
Bron: Telecommagazine
november 2009
